Acta de recepción punto

El Módulo "Acta de Recepción" en el apartado de Almacén del software INFINITUM permite la recepción de los productos ingresados en una Orden de Compra. Este módulo facilita el control y registro de los productos recibidos, asegurando que se cumplan con las especificaciones de la orden de compra y gestionando cualquier no conformidad que pueda surgir.

1. Ruta:

Almacén / Acta de recepción punto

2. Acciones:

• Pantalla principal:

  En esta pantalla el usuario puede observar las Compras pendientes de recepción, Actas pendientes de recepción, Actas ingresadas y Actas anuladas.

  
• Compras pendientes:

  El usuario puede ver el listado de compras pendientes registradas en el sistema, identificando el código de la compra, la fecha de creación, la fecha probable de entrega, el proveedor y la cantidad de productos relacionados en cada orden. También se pueden crear causales de no conformidad y aplicar filtros específicos.

  
• Causal no conforme:

  Al dar clic en el botón Causal no conforme, el sistema abre un diálogo para registrar el causal de no conformidad.

  

  Una vez digitado, se guarda en la tabla de No conformes.

  
• Filtros:

  Permite buscar por Código y Proveedor para ubicar órdenes de compra específicas.

  
• Ver orden de compra:

  El usuario selecciona la orden y da clic en Ver. El sistema muestra su estado, número, fechas, funcionario responsable, proveedor y productos solicitados.

  
• Recibir orden de compra (Iniciar acta):

  El usuario debe dar clic en Recibir. Puede asociar factura, diligenciar datos de lote, fecha de vencimiento, cantidad, IVA y observaciones. El sistema permite agregar varios lotes por producto y luego generar el acta.

  
• Agregar factura:

  Al dar clic en Agregar, se diligencian datos como número, fecha, CUFE y se carga la factura.

  
• Cargar factura:

  El sistema permite cargar el archivo correspondiente. Una vez cargado, confirma su registro exitoso.

  
• Generar acta:

  Al guardar los datos, el sistema solicita confirmación y registra el acta de recepción, listándola en Actas pendientes.

  
• Actas pendientes:

  Se listan actas aún no aprobadas, mostrando código, fechas, órdenes asociadas y facturas. Se pueden aprobar o anular.

  
• Ver acta pendiente:

  Permite visualizar detalles de facturas, productos, cantidades y totales. Desde aquí se puede aprobar.

  
• Aprobar acta:

  Se da clic en Aprobar acta, confirmando la acción. El sistema actualiza el estado.

• Anular acta:

  El usuario puede anular un acta, registrando la causa y observaciones. Se solicita confirmación antes de finalizar.

  
• Actas ingresadas:

  Muestra las actas registradas con datos de código, orden de compra, fechas, facturas y proveedor. Se pueden visualizar o contabilizar.

  
• Ver actas ingresadas:

  Se debe dar clic en el botón Ver y se muestra el detalle del acta y la trazabilidad de la misma.

  
• Actas anuladas:

  Lista las actas anuladas con información de código, orden de compra, causa y usuario que realizó la acción. Se pueden visualizar en detalle.

  
• Ver actas anuladas:

  Es esta opción el sistema muestra información como el número de orden, el número de acta, el estado del acta, los productos relacionados en el acta, la causa y el usuario que la anulo.

  

Con estos pasos, los usuarios pueden registrar y controlar eficientemente la recepción de productos, garantizando trazabilidad, control de calidad y cumplimiento de los procesos de abastecimiento.