Recepción en Puntos
El Módulo "Recepción en Puntos" en el apartado de Almacén del software EMCOSOFT permite a los puntos de dispensación recibir los productos que se les han enviado. Este módulo está diseñado para que cada funcionario con un punto asignado pueda ver únicamente las recepciones de su punto, ya sean de remisiones o de solicitudes de compras realizadas previamente.
Acceso al Módulo Recepción en Puntos
Para acceder al Módulo "Recepción en Puntos", navegue hasta el apartado de Almacén en el sistema EMCOSOFT y seleccione "Recepción en Puntos".
Selección del Documento de Recepción
Al ingresar al módulo, los usuarios verán una lista de documentos de recepción pendientes. Estos documentos pueden ser:
- Remisiones desde otras bodegas o puntos.
- Solicitudes de compras realizadas previamente.
Seleccione el documento que desea recibir para proceder con el proceso de recepción.
Proceso de Recepción de Productos
Una vez seleccionado el documento de recepción, el proceso es idéntico al del Acta de Recepción. Los pasos detallados son los siguientes:
Paso 1: Visualización de Productos Solicitados
Al seleccionar un documento pendiente, aparecen los productos solicitados en la orden de compra o remisión. Para cada producto, siga los siguientes pasos:
- Escaneo del Código de Barras: Escanee el código de barras de cada producto para asegurarse de que coincida con lo solicitado.
- Ingreso de Factura: Ingrese la respectiva factura en formato PDF, la fecha y el número de la misma, además del CUFE de la DIAN. Puede ingresar múltiples facturas siempre y cuando pertenezcan al mismo proveedor y estén relacionadas con esa orden de compra o remisión específica.
- Digitación de Cantidades: Ingrese las cantidades efectivamente recibidas, comparándolas con las solicitadas. Ingrese el precio de compra recibido en la factura o las facturas correspondientes.
- Selección de No Conformidades: Si algún producto presenta alguna no conformidad, selecciónelo para generar un documento adicional llamado NO CONFORME.
Paso 2: Aprobación de Recepción
Una vez completados los pasos anteriores, el acta de recepción pasa a aprobación por parte del departamento de compras. El personal de compras debe validar que la factura adjunta coincida con los valores ingresados y, de ser así, aprobar la recepción para proceder con la ubicación de los productos en el almacén.
Paso 3: Ubicación de Productos
Después de la aprobación, el personal de la bodega procederá a ubicar físicamente los productos en sus posiciones designadas dentro del almacén. Utilizando tablets, el personal escanea el código de barras previamente configurado de la ubicación y luego escanea los productos del acta. Esto permite al sistema registrar la ubicación exacta de cada lote de productos, haciendo que las cantidades estén disponibles en el inventario para ser utilizadas.
Resumen del Proceso
El proceso de utilización del Módulo "Recepción en Puntos" se puede resumir en los siguientes pasos clave:
- Acceso al módulo y selección del documento de recepción.
- Escaneo de códigos de barras y validación de productos.
- Ingreso de factura y cantidades recibidas.
- Selección de no conformidades, si aplica.
- Aprobación por parte del departamento de compras.
- Ubicación de productos en el almacén.
Con estos pasos, los usuarios pueden gestionar de manera eficiente la recepción de productos en los puntos de dispensación, asegurando un control preciso del inventario y facilitando la logística interna.