Actas de Recepción
El Módulo "Acta de Recepción" en el apartado de Almacén del software EMCOSOFT permite la recepción de los productos ingresados en una Orden de Compra. Este módulo facilita el control y registro de los productos recibidos, asegurando que se cumplan con las especificaciones de la orden de compra y gestionando cualquier no conformidad que pueda surgir.
Paso 1: Acceso al Módulo Acta de Recepción
Para acceder al Módulo "Acta de Recepción", navegue hasta el apartado de Almacén en el sistema EMCOSOFT y seleccione "Acta de Recepción".
Paso 2: Selección de Orden de Compra Pendiente
En este módulo, encontrará tres listas principales:
- Órdenes de Compra en espera de recibir: Lista de órdenes de compra que aún no han sido recibidas.
- Actas pendientes de ubicar: Lista de actas de recepción que aún no han sido ubicadas en el almacén.
- Actas ya ubicadas: Lista de actas de recepción que ya han sido ubicadas en el almacén.
Seleccione una orden de compra pendiente para proceder con la recepción.
Paso 3: Recepción de Productos
Al seleccionar una orden de compra pendiente, aparecerá la lista de productos solicitados. El proceso de recepción incluye los siguientes pasos:
- Escaneo del Código de Barras: Escanee el código de barras de cada producto para cotejar que sea el mismo solicitado.
- Ingreso de Factura: Ingrese la factura en formato PDF, la fecha y el número de la misma, además del CUFE de la DIAN.
- Ingreso de Múltiples Facturas: Puede ingresar múltiples facturas, siempre que sean del mismo proveedor y estén relacionadas con esa orden de compra específica.
- Digitación de Cantidades Recibidas: Digite las cantidades efectivamente recibidas al precio de compra reflejado en la factura o las facturas.
- Gestión de No Conformidades: Si algún producto tiene alguna no conformidad, seleccione la opción correspondiente, lo que generará un documento adicional llamado "No Conforme".
Paso 4: Aprobación de Compras
Una vez que el acta de recepción es generada, pasa a la aprobación del departamento de compras. Este proceso incluye:
- Validación de la factura adjunta con los valores digitados.
- Verificación de que todos los datos sean correctos.
- Aprobación del acta de recepción.
Paso 5: Ubicación en el Almacén
Después de la aprobación por parte del departamento de compras, el acta de recepción pasa a la fase de ubicación en el almacén. Este proceso asegura que los productos recibidos sean almacenados correctamente y estén disponibles para su uso.
Resumen del Proceso
El proceso de utilización del Módulo "Acta de Recepción" en el apartado de Almacén se puede resumir en los siguientes pasos clave:
- Acceso al módulo y selección de una orden de compra pendiente.
- Recepción de productos mediante escaneo de códigos de barras y registro de facturas.
- Gestión de no conformidades si es necesario.
- Aprobación del acta de recepción por el departamento de compras.
- Ubicación de los productos en el almacén.
Con estos pasos, los usuarios pueden asegurar una recepción eficiente y precisa de los productos, cumpliendo con las especificaciones de la orden de compra y gestionando cualquier no conformidad de manera efectiva.